Locatie:
Contract:
Voltijds, Onbepaalde duur
Contact:
+32 22234136
Datum Gepubliceerd:
24 april 2024
Management Assistant
- AXIS GROUP
- Brussel
- Onderhoud / Herstellingen
- 2 maanden geleden
Functie
Administratieve en secretariële verantwoordelijkheden
- Agenda beheren met inzicht in zakelijke prioriteiten om alternatieven te bieden, afwegingen te maken en het meest efficiënte gebruik van de tijd van CRM te overwegen.
- Alle telefoontjes en post beheren en screenen,
- Werkrelaties ontwikkelen met klanten, andere CRM's en andere personeelsleden.
- Bezoekers verwelkomen
- Het coördineren van kamerreserveringen en logistiek
- Onderhoudt actieve communicatie om een adequaat serviceniveau te garanderen
- Organiseren en bijhouden van archiefsysteem
- Afhandelen van inkomende en uitgaande post en e-mails
- PowerPoint-presentaties voorbereiden
- Beheren van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken, bijwerken, strikt volgen van de interne autorisatieprocedures
Backoffice verantwoordelijkheden
- Openen van bankrekeningen in coördinatie met de Compliance Officer
- Invoeren en opvolgen van financiële orders en beleggingen (in TreeTop Funds), afhandelen van alle administratieve taken
- Voorbereiden van dashboards, rapporten, studies
Verantwoordelijkheden voor evenementen
- Zaalreserveringen en logistiek coördineren
- Ondersteuning bij evenementen: uitnodigingen versturen, deelnemerslijst beheren, aanwezig zijn bij evenementen
- Beheer van de klantendatabase (CRM Microsoft Dynamics): aanmaken en opvolgen van evenementen, strikt volgen van de interne autorisatieprocedures
- Organiseren en onderhouden van contacten m.b.t. catering, onderhoud, schoonmaakster, ...
Jouw profiel
- Idealiter: secretariaatsdiploma/certificaat, ten minste vijf jaar progressieve secretariaatservaring (deels in een professionele dienstverleningsonderneming bij voorkeur)
- Uitstekend geschreven en gesproken Frans en goede kennis van Nederlands en het Engels
- Superieure administratieve vaardigheden
- Affiniteit hebben met cijfers
- Superieure communicatieve vaardigheden, zowel informeel binnen het kantoor als met klanten. Goed kunnen omgaan met ambiguïteit
- In staat zijn om zowel de context als de details te begrijpen in probleemoplossende situaties
- Capaciteiten op het gebied van organisatie en tijdsbeheer
- Prioriteit geven aan meerdere taken met lange- en kortetermijnreactievereisten
- Uitstekende oriëntatie op details en nauwkeurigheid
- Het vermogen om bij te dragen en samen te werken in een sterke teamomgeving
- Competente en professionele houding naar klanten en collega's
- Servicegericht en proactief, zelfstartende houding
- Onafhankelijke en gestructureerde werkstijl; effectief in het stellen van prioriteiten en het coördineren van werklast, in staat om deadlines te halen
- Vermogen om onder incidentele stress te werken
- Flexibiliteit en reactievermogen, volwassenheid, betrouwbaarheid en absolute betrouwbaarheid
- Toewijding en motivatie
- Correct omgaan met vertrouwelijke informatie
-
Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren - Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
- Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
- Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
-
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Aanbod
Onze klant biedt je:
- Indicatie maandsalaris: € 2501 - € 4500
- Een vast contract met een aantrekkelijk salarispakket
- De kans om te werken in een zeer aangename omgeving
Solliciteren
Elisa De Blaeser
+32 22234136
elisa.deblaeser@axis.be
Anderen bekeken ook
coördinator infrastructuur (halftijds)
- SINT-GUIDO-INSTITUUT
- ANDERLECHT
- 21 uur geleden
IT Project leider
- AMA European Consulting
- BRUSSEL
- 1 dag geleden
Payroll Officer voor farma sector
- OGON CONSULTING SERVICES
- OUDERGEM
- 2 maanden geleden
Kennisbeheerder Terugbetalingen Support
- CM (Christelijke Mutualiteit)
- SCHAARBEEK
- 2 maanden geleden
Tijdelijke office assistant voor onze klant Pfizer te Brussel
- CBRE GWS Belgium SA/NV
- ETTERBEEK
- 2 maanden geleden
IT Project Manager
- LGA IT
- EVERE
- 2 maanden geleden