Functie

Als Administratief bediende bij Bio Blue Ieper ben je verantwoordelijk voor het onthaal, de verwerking van aankoopbons en enkele eenvoudige boekhoudkundige taken. Je speelt een essentiële rol in het waarborgen van de efficiënte administratieve werking op kantoor.

Takenpakket

Aannemen van de 1ste lijn telefoons

• beantwoorden van inkomende telefoongesprekken.
• doorverbinden naar de juiste persoon.
• noteren en doorgeven van belangrijke boodschappen.

Verwerken van aankoopbons

• invoeren van aankoopbons in het systeem.
• controleren op juistheid en volledigheid van de gegevens.
• archiveren van de aankoopbons.

Opmaken van verkoopfacturen

• aanmaken van verkoopfacturen op basis van geleverde diensten of producten.
• verzenden van facturen naar klanten.
• bijhouden van een overzicht van uitstaande facturen.

Controle op betalingen

• monitoren van inkomende betalingen van klanten.
• herinneringen versturen voor openstaande betalingen.
• rapporteren van betalingsachterstanden aan de financiële afdeling.

Klassement

• ordenen en archiveren van documenten.
• beheren van zowel digitale als fysieke archieven.
• zorgen voor een geordend en makkelijk toegankelijk klassement.

Bijspringen bij collega’s bij nood

• ondersteunen van collega’s bij piekmomenten of ziekte.
• overnemen van taken indien nodig.
• samenwerken in teamverband om doelen te bereiken

Onthaal van externen en chauffeurs

• verwelkomen van bezoekers en chauffeurs.
• beantwoorden van vragen en verstrekken van informatie.
• begeleiden van bezoekers naar de juiste persoon of afdeling.

Profiel

Opleiding en ervaring

• ASO/TSO Handel/Graduaat/HBO/Bachelor of gelijkwaardige ervaring in een gelijkaardige job.
• bij voorkeur boekhoudkundige kennis.

Talenkennis

• Nederlands (zeer vlot).
• Engels (basis lezen en schrijven).
• Frans (basis, maar vooral durven spreken zowel rechtstreeks als telefonisch).

Werkhouding en vaardigheden

• punctueel en gestructureerd werken is voor jou vanzelfsprekend.
• je hebt de nood om jouw taken zelfstandig uit te kunnen voeren na de interne opleiding.
• je helpt graag collega’s en werkt goed samen in een team.
• een zekere maturiteit is belangrijk.
• zelfstandig kunnen werken.

Aanbod

• een contract van onbepaalde duur bij opstart.
• ruimte voor initiatief en persoonlijke inbreng.
• doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf.
• een aantrekkelijk loon, afhankelijk van ervaring, met extralegale voordelen (zoals maaltijdcheques, ea.).
• mogelijkheid tot zowel fulltime als deeltijds werken, mits flexibiliteit tijdens de opstart.

Solliciteer snel en stel je kandidaat bij dhr. Syme Gruyaert , Office Manager bij Bioblue – syme.gruyaert@bioblue.be – 057 21 92 84

Jouw profiel

Opleiding en ervaring

• ASO/TSO Handel/Graduaat/HBO/Bachelor of gelijkwaardige ervaring in een gelijkaardige job.
• bij voorkeur boekhoudkundige kennis.

Talenkennis

• Nederlands (zeer vlot).
• Engels (basis lezen en schrijven).
• Frans (basis, maar vooral durven spreken zowel rechtstreeks als telefonisch).

Werkhouding en vaardigheden

• punctueel en gestructureerd werken is voor jou vanzelfsprekend.
• je hebt de nood om jouw taken zelfstandig uit te kunnen voeren na de interne opleiding.
• je helpt graag collega’s en werkt goed samen in een team.
• een zekere maturiteit is belangrijk.
• zelfstandig kunnen werken.

• Domein: Aankoop
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• De activiteit van de heftruckchauffeurs, voorbereiders van orders, ..., plannen volgens de behandelingsvolgorde van de orders
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Kopieerwerk verrichten
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Bestellingen plaatsen overeenkomstig de aankoopcontracten en toezien op de kwaliteit van de ontvangen producten
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Administratieve procedures voor de behandeling van orders vastleggen
  Controleren of de administratieve procedures toegepast worden
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Aanbod

• een contract van onbepaalde duur bij opstart.
• ruimte voor initiatief en persoonlijke inbreng.
• doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf.
• een aantrekkelijk loon, afhankelijk van ervaring, met extralegale voordelen (zoals maaltijdcheques, ea.).
• mogelijkheid tot zowel fulltime als deeltijds werken, mits flexibiliteit tijdens de opstart.

Solliciteren

Syme Gruyaert
057 21 92 84
syme.gruyaert@bioblue.be