Functie

Ben jij een gedreven administratieve professional met een passie voor vrijetijdsbeleving? Heb je oog voor detail en een klantgerichte instelling? Dan zijn wij op zoek naar jou! Gemeente Lebbeke zoekt een enthousiaste ‘administratief medewerker verhuur’ voor de Cultuurdienst.

JOUW ROL

Als administratief medewerker - verhuur op de Cultuurdienst ben jij de spil in het proces van het verhuren van de gemeentelijke zalen en de uitleendienst. Je zorgt ervoor dat alles van aanvraag tot afhandeling vlekkeloos verloopt. Je takenpakket is veelzijdig en omvat onder andere de volgende verantwoordelijkheden:

• Beheer van verhuuraanvragen: Je behandelt aanvragen voor de verhuur van zalen, materialen en andere faciliteiten. Dit doe je zowel telefonisch, via e-mail als persoonlijk aan het loket.
• Planning en coördinatie: Je zorgt voor een efficiënte planning en coördinatie van de verhuur, rekening houdend met beschikbaarheid en specifieke wensen.
• Klantcontact en service: Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor huurders en zorgt voor een klantvriendelijke en professionele dienstverlening. Tijdens jouw aanwezigheid maak je vast deel uit van de bemande balie in CC De Biekorf, zodat je eventuele vragen optimaal kan beantwoorden.
• Financiële administratie: Je zorgt ervoor dat de facturatie vanuit ons systeem vlot verloopt en werkt hiervoor samen met onze financiële dienst.
• Communicatie: Je zorgt voor duidelijke en tijdige communicatie met alle betrokken partijen, zowel intern als extern.
• Documentbeheer: Je houdt alle documenten en gegevens met betrekking tot verhuur nauwkeurig bij en zorgt voor een overzichtelijke administratie.

Jouw profiel

Onze ideale kandidaat:

• Is in het bezit van een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
• Heeft minimum 2 jaar ervaring met de opmaak van logistieke planningen (bv. verhuur, transport, …). (* duidelijk omschrijven bij sollicitatie)
• Beschikt bij voorkeur over een rijbewijs B
• Is klantgericht en kan zich inleven, ook in drukke situaties.
• Is sterk in plannen en organiseren en behoud het overzicht wanneer er verschillende taken door elkaar lopen.
• Is bereid om ook af en toe ’s avonds en in het weekend te werken om te ondersteunen tijdens baliemomenten.

Jobgerelateerde competenties

• Administratief verwerken van aanvragen en planningen opmaken met betrekking tot de verhuur van onze zalen of het uitlenen van materialen.
• Telefonische dienstverlening voor mensen met vragen rond de huur van zalen of met betrekking tot de uitleendienst.
• Doorverwijzen naar de juiste collega’s en diensten indien nodig.
• Rondleiden van mensen in de gemeentelijke zalen, met oog op een mogelijke verhuur.
• Opmaken van agendapunten voor het college van burgemeester en schepenen, met betrekking tot werking van de zaalverhuur en uitleendienst.
• Afstemmen met de collega’s van de poetsploegen en technische dienst voor de opvolging van het onderhoud van de gemeentelijke zalen of voor de verdeling en onderhoud van uitleenmaterialen.
• Afstemmen met de collega’s van de financiële dienst voor de opvolging van facturatie en betalingen.

• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Aanbod

Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen, in overeenstemming met de geldende barema's en ervaring.

• Een halftijds contract van onbepaalde duur.
• Aanleg wervingsreserve die 2 jaar geldig is, zowel voor toekomstige voltijdse als deeltijdse functies.
• Volledige overname van ervaring in de openbare sector; volledige overname van functierelevante beroepservaring in de privé of als zelfstandige.
  
  Indicatie halftijds bruto geïndexeerd loon/maand:
  C1 – 0 jaar anciënniteit (min.): 1.205 €
  C2 – 4 jaar anciënniteit: 1.366 €
  C2 – 12 jaar anciënniteit: 1.558 €
  C3 – 18 jaar anciënniteit: 1.863 €
  C3 – 27 jaar anciënniteit (max.): 2.150 €

• 30 dagen verlof, per jaar dienst een extra dag verlof tot een maximum van 35 dagen verlof + 14 feestdagen.
• Maaltijdcheques van 7,5 euro per gewerkte dag, waarvan 1,09 euro per gewerkte dag werknemersbijdrage.
• Mogelijkheid tot aansluiting bij de collectieve hospitalisatieverzekering. Gezinsleden kunnen aansluiten tegen betaling.
• Opbouw van een 2de pensioenpijler van 3% van het pensioengevend jaarloon.
• Fietsvergoeding 0,35 euro/km.
• Mogelijkheid tot fietslease.
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Waarderingsbeleid voor personeel met o.a. kortingen op diverse evenementen en bij partners.

Solliciteren

Elke Van Royen
052/469.104
vacatures@lebbeke.be